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Administração
Usuários e perfis
Dados do escritório
O nome e a logomarca aparecem no alto de todas as telas, também para os clientes e fornecedores. O nome é o nome fantasia do cadastro; para corrigi-lo, abra um chamado no Suporte.
Backup dos dados do escritório
Baixa tudo o que é deste escritório num arquivo: clientes, fornecedores, projetos, contratos, títulos, o razão inteiro, horas, documentos e mensagens. O CPF e o contato saem decifrados — são a sua base de clientes: guarde o arquivo em lugar seguro. Os arquivos do acervo não vão dentro (seriam gigabytes): vai a lista, com o SHA-256 de cada um para conferir depois.
Além deste, o servidor do GADE faz todo dia um backup cifrado da base inteira, sem precisar de ninguém. Este botão é a cópia que fica com você. Continua disponível se a assinatura for suspensa ou cancelada; depois do cancelamento os dados ficam por 12 meses, com avisos aos 90, 60 e 30 dias do fim.
Usuários
Perfis de acesso
Cada perfil diz, tela a tela, se a pessoa não vê, vê ou edita. Mudar um perfil vale na hora para todos que estão nele.
Portal do fornecedor
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Minha conta
Finanças
Fluxo de caixa e DRE
Fluxo de caixa
Abre fechado nos grupos. O + desce um nível de cada vez — grupo, subgrupo, conta — e na conta abre fornecedor, documento, valor e datas. Realizado é o que já foi pago ou recebido; a realizar é o que segue em aberto; e consolidado é a soma dos dois. O rodapé fecha com o total de cada coluna, com o que sobrou para o caixa e, para conferir os lançamentos, com o total do que entrou e do que saiu.
| Conta | Realizado | A realizar | Consolidado |
|---|
DRE gerencial
Demonstração do resultado do período escolhido acima: as receitas, e delas para baixo tudo o que as consome até sobrar o lucro operacional; depois o que o lucro paga — investimentos, custos eventuais e distribuição — até sobrar o caixa final, que é o saldo que fecha o fluxo. Cada linha diz, ao passar o mouse, o que entra nela.
Índices contábeis
Balanço patrimonial
Ativo
Passivo e patrimônio líquido
Cadastros
Registros do escritório
Plano de contas
O + abre o grupo. Só conta analítica recebe lançamento; a que ganha filha vira sintética sozinha. Em cada conta de resultado, a coluna Contrapartida diz a conta do balanço que a emissão usa quando ninguém informa outra — padrão, não trava. Arquivar exige motivo, e a conta arquivada com movimento continua nos relatórios: apagar sumiria com a leitura de tudo o que a citava.
Novo registro
Registros
Colar várias etapas
Uma por linha, como está na sua lista. As que já estão no cadastro ficam como estão.
Modelos de checklist
Os itens que se repetem nas etapas. Marque as etapas do cadastro que já trazem o modelo pronto ao entrar num projeto; no projeto, dá para carregar outros e acrescentar itens. Mudar um modelo não muda projeto que já o carregou.
Copiar checklists do Trello
Os checklists que as arquitetas já usam nos cartões do Trello espelhado. Copiado, vira modelo e pode ser editado aqui; o Trello não muda.
Projetos cadastrados
Novo projeto / centro de custo
Projeto
Etapas e sub-etapas deste projeto: ↑ ↓ mudam a ordem, "Editar" muda nome e descritivo, e "Checklist" abre as tarefas da etapa. A nova etapa entra pelo formulário abaixo.
Nova etapa ou sub-etapa
Escolha do cadastro (ou escreva o nome), diga o nível — etapa ou sub-etapa de uma das etapas deste projeto — e a posição. Com sub-etapas, o teto da mãe passa a ser a soma das filhas, derivado, não digitável. A etapa do cadastro traz os checklists padrão dela.
Ficha
Arquivar
Tira o registro das listas sem apagar nada: os títulos, contratos e relatórios que o citam continuam lendo o que sempre leram. Dá para desarquivar depois.
Gestão de Projetos
Acompanhamento de Projetos
Projetos
Clique num projeto para abrir as etapas. A cor de cada etapa vem da situação dela hoje.
Etapas
| Código | Etapa | Teto | Liberável | Avanço | Responsável | Situação | Ações |
|---|
Editar etapa
Responsável pela etapa
Funil Operacional
Pipeline
Quadros de trabalho: colunas, cartões, etiquetas, checklist e comentários. Arraste o cartão entre colunas; abra-o para o resto. O cartão pode citar um projeto e uma etapa — mas quem conclui a etapa é a etapa, com aceite. Nada daqui entra no razão nem no avanço.
Agendas
Agenda
Gestão de Projetos
Operações Diárias
Etapas a vencer
Da mais próxima para a mais distante; as atrasadas no topo e as sem prazo no fim. Clique na etapa para abrir o projeto.
Consumo de horas
Horas consumidas contra avanço físico, lado a lado. Nenhuma das duas sozinha diz o que importa: 90% das horas com 40% da obra feita é o número que antecede o prejuízo; 95% das horas com 95% de avanço é um projeto no prazo. O avanço vem das etapas concluídas, e é travessão — não zero — quando o projeto ainda não tem etapa cadastrada.
Projetos
Arquivos aguardando aprovação para o cliente
O arquivo nasce só para a equipe. Alguém pediu que o cliente o veja; confira e aprove, ou recuse dizendo o que corrigir. Quem enviou ou pediu não aprova o próprio.
Arquivos por classificar
Arraste o arquivo para a área abaixo e volte a projetar. Ele entra no acervo na hora e espera aqui. Depois, três cliques: projeto, classe e — quando fizer sentido — a etapa. O arquivo fica só para a equipe; marque aguarda revisão do cliente para pedir que ele o veja — o pedido passa pela aprovação de outra pessoa, e o cliente é avisado quando ela aprova.
Caixa de entrada — em quarentena
Mensagens que chegaram ao e-mail de um projeto e não foram arquivadas. Remetente não cadastrado: abra o projeto, autorize o e-mail e peça o reprocessamento. Autenticação falhou: pode ser e-mail forjado em nome de alguém — não se resolve daqui, e é bom que não se resolva.
Finanças
Conferência de lançamentos
Finanças
Lançamentos
Novo lançamento
A emissão registra o direito ou a obrigação no razão na hora. A entrada ou saída de dinheiro é outro fato: é a baixa, no botão da lista.
Títulos
Importar extrato
Escolha o tipo, a conta do banco (na conta corrente) e o arquivo exportado pelo banco (.xls ou .xlsx). O sistema lê o arquivo pelo conteúdo, confere o saldo corrido e mostra as linhas. Nada entra no razão nesta etapa.
Gestão de Projetos · Equipe
Horas
Apontar horas
Procure o projeto pelo nome do cliente, pelo contrato ou pelo código. Hora se aponta depois de trabalhada: o dia não pode ser no futuro, e dois apontamentos seus não podem se cruzar no relógio.
Esqueci de parar o relógio
Um relógio que passou de 12 horas ou que virou o dia não vira apontamento sozinho — ninguém sabe a que horas você parou, e arredondar poria uma hora que você não trabalhou na conta do cliente. Descarte o relógio e aponte à mão o que lembra ter trabalhado.
Minha agenda
Relatórios
Relatórios
Painel gerencial 1 a 8
As mesmas rubricas do relatório que o escritório já usava — cada uma com a sua escala, porque a receita é uma ordem de grandeza maior que as outras e um eixo comum esconderia as menores.
9 Destinação do lucro acumulado
10 e 11 Pagamentos a arquitetos
Primeiro o resumo do período; depois a tabela completa — meses nas colunas, e cada arquiteto abrindo nas cinco contas contábeis, no total e na taxa de acréscimo da remuneração variável sobre o salário fixo. Só entram títulos baixados: é pagamento feito, não previsto.
12 Simulador de receitas
Meses nas colunas. O + abre os clientes do mês — o que já pagaram e o que ainda devem.
13 Financeiro mensal
Receita e despesa por mês de competência, somadas do razão — não de colunas digitadas. Cada mês se abre até os lançamentos que o formaram.
14 e 15 Produtividade por arquiteto
Horas apontadas e etapas concluídas. Hora e dia são colunas diferentes: uma etapa pode levar quarenta dias e oito horas de trabalho, porque ficou parada esperando o cliente. Hora zero significa que ninguém apontou, e não que ninguém trabalhou.
16 Reserva Técnica
A lista de cobrança: quem deve, quanto, e há quanto tempo. O mais atrasado vem primeiro.
17 Recebimentos e contas a receber
Abre com a janela de cobrança: o que vence nos próximos 30 dias e o que entrou nos últimos 30. As duas metades olham para lados opostos do calendário porque as perguntas são opostas — o que está por vir, e o que acabou de entrar. Dentro da janela, o período da barra de cima não vale: um título antigo que vence semana que vem precisa aparecer aqui. Escolha Período inteiro para ver tudo.
Prospecção
Funil e captação
O funil
Onde está cada proposta e quanto dinheiro está parado em cada situação. “Venceu” é derivado da validade, não de um estado gravado: quem venceu foi o calendário, e vencer não é ato de ninguém. Sem isso, proposta morta apareceria como dinheiro a caminho.
Vence agora
O que precisa de um telefonema esta semana. As que já venceram vêm primeiro e em vermelho — o que venceu ontem é a primeira coisa a fazer, não a última a esconder.
Sem resposta
Proposta enviada que ninguém respondeu, da mais parada para a menos. A contagem é do ENVIO e para quando o cliente responde: uma proposta aceita no terceiro dia não está parada há duzentos.
Conversão por tipologia
O denominador é o desfecho — fechou, recusou ou venceu. A proposta que saiu ontem fica de fora: contá-la como fracasso puniria o escritório por ter mandado proposta, e a taxa cairia toda vez que alguém trabalhasse. Sem nenhum desfecho, a taxa é travessão e nunca zero.
De onde vêm os clientes
A origem é a única coisa declarada aqui; o dinheiro ao lado dela vem dos títulos a receber. Reserva Técnica fica de fora desta conta — é dinheiro do fornecedor, e somá-la inflaria o retorno de um canal com valor que não veio do cliente.
Quem gera clientes
Arquitetura vende por indicação. Esta é a lista de quem trouxe outro cliente, e quanto esses clientes já pagaram — reconhecimento comercial, não avaliação de cliente.
Propostas e Contratos
Propostas
Modelos de proposta do escritório (PDF ou Word)
As propostas-modelo que o escritório usa como referência, com a tipologia, o contratante e o regime de cada uma. Abra a vigente para montar a proposta do cliente; depois de aceita, o contrato sai em Modelos de contrato.
Ficha técnica da proposta
Preencha a área, o CUB-SC do mês e os percentuais: o GADE calcula o projeto, os orçamentos, o gerenciamento e os pacotes Lite, Pro e Premium pela regra da planilha do escritório, e entrega a proposta em Word com os valores no lugar.
Propostas e Contratos
Modelos de contrato
Modelos do escritório (PDF ou Word)
Os contratos-modelo que o escritório já usa, revisados pelo advogado, com a tipologia, o contratante e o regime de cada um.
Ficha técnica do contrato
Preencha o que foi combinado com o cliente e escolha o modelo em Word. O GADE troca as marcações do modelo pelos dados da ficha e do cadastro, e entrega o contrato em Word para revisar e mandar assinar. O texto das cláusulas é sempre o do modelo do escritório.
Base de referência legal
O que se consulta ao revisar os modelos: leis (texto oficial do Planalto), resoluções do CAU, NBR (só a cópia licenciada do escritório) e normas municipais. É material de consulta: a plataforma não confere nem atesta contrato.
Ficha técnica do contrato
Preencha o que foi combinado com o cliente. Com essas características o sistema procura no catálogo do escritório qual modelo se aplica, e mostra por quê — condição por condição. O texto das cláusulas é sempre o do modelo revisado pelo advogado; o sistema preenche as lacunas com o dado do cadastro e não escreve nenhuma frase de contrato.
Modelo indicado
A escolha é por regra, e a regra aparece: cada condição do modelo vem com ✓ quando casou com a ficha e ✗ quando não casou. Os modelos que não servem ficam na caixa recolhida — quem decide é você, e esconder o que foi descartado tiraria justamente o que permite desconfiar.
Minuta
O documento sai em .rtf, que o Word abre, edita e salva como .docx. Precisa mudar uma cláusula? Edite no Word, ou cadastre um modelo novo — revisado — no catálogo. O sistema não reescreve cláusula a pedido: ele não tem como responder pelo que escreveria.
Fichas registradas
Catálogo de modelos
Cadastrar um modelo revisado
Cole aqui a minuta que o advogado do escritório revisou. Onde o texto
tiver um dado que muda de contrato para contrato, escreva a lacuna
entre chaves duplas — {{CONTRATANTE_NOME}},
{{VALOR}}, {{PRAZO_DIAS}}. O sistema
preenche essas lacunas com o dado do cadastro.